Cognitive work analysis and work centered design of classification schemes / Albrechtsen & Pejtersen (2003)

Citation -Albrechtsen, H., & Pejtersen, A. M. (2003). Cognitive work analysis and work centered design of classification schemes. Knowledge Organization, 30(3/4), 213.

Keyword - domain-analysis, Subject analysis, Classification schemes, Work centered design, cognitive work analysis

Abstrate

  • 以工作中心設計法(Work centered design)建構分類法(classification schemes)是一個新興的研究領域,並為領域分析與結構(scheme)建構提出了新的挑戰。
  • 工作中心的分類設計法所關注的是工作中的語義。
  • 本文獻介紹以「認知工作分析(Cognitive work analysis)」架構所發展的工作中心分類表設計方法。此方法以合作情境作為新的分析單位,以捕捉在工作領域中形成的語義結構。
  • 透過三個國家電影研究典藏機構的認知性工作作為分析案例的實徵研究,說明如何透過行為者的分類結構需求架構,以對共同知識的整合提供貢獻。
  • 結論認為,新方法的主要能作為實徵分析與所有分類法設計的依據,可以為合作中的行為者的協商與知識整合面向的有形介面。

Introduce (s1)

  • 過去的分類理論與研究,假定分類的語義的是固定靜態的,例如假定所有自然語言都有其深層語義結構(Chomshy, 1997)。而領域分析方法(Hjorland and Albrechtsen, 1995)則認為語義架構在不同領域與學科中發展,以符合該領域中對資訊工具的需求,因此強調以更動態觀點的理解語義。
  • 工作中心設計法(Work centered design)即依據此動態方法,並更進一步專注於在工作情境中的實際動態。
  • 本研究的目的是根據認知工作分析(Cognitive work analysis)(Rasmussen, Pejtersen and Goodstein, 1994; Pejtersen and Albrechtsen, 2000; Albrechtsen, 2003)的方法論架構,提出一新的工作中心分類法結構設計方法。此方法與以往的資訊科學領域中的方法不同,因為過去的分類法建構方法主要討論分類法建構標準的設計細節。而本文獻重點在於如何透過分析行為者形成語義結構的合作情境,以捕捉工作領域語義(work domain semantic)。
  • 認知作業分析提供實徵方析的研究方法架構與對工作內容語義結構的鑑別(identification)。更進一步,認知作業分析也對工作中心設計與評估提供相符的架構,對工作的實徵分析轉換為資訊系統與分類法設計的提供指引參考。
  • 本研究透過對國家電影典藏機構中的合作協商與其資訊需求,專注電影典藏領域中協同知識整合的工作分析,與其語義架構的鑑別。

* 本文結構:

  • section 2: 介紹捕捉分類法中工作領域語義的主要挑戰
  • section 3: 介紹相關研究
  • section 4: 介紹認知工作分析的研究方法架構
  • section 5: 指導工作中心分類法設計的實徵分析架構的兩個主要分析面向:手段-目的分析(means-ends analysis)與決策任務分析(decision task analysis)。
  • section 6: 以電影典藏研究領域為例,其中的合作知識探索與整合,作為原型的知識斡旋決策任務(decision task of knowledge mediation)。在此例子中,描繪了 對架構的使用 捕捉在協同知識整合中發展的語義結構,與其相應對分類法的需求。
  • section 7: 分析的結果與工作中心分類法的設計循環。
  • section 8: 總結與未來研究建議。

工作領域語義與分類法(s.2)

  • 對工作的定義:
    • 工作(work)是一種社會現象,且能由文化、經濟、與組織等多元宏觀社會脈絡所了解。工作現象也能經由對工人社會學或工作參與者的了解或研究,直接了解人類經驗與工作領域中的活動。
    • 當參與者進入生產空間,不論其專長或原本的專業訓練與教育為何,都會受到非正式的社會化與調適的控制。這暗示了工作領域語義不只是受了個人的知識、興趣、專業典範與語言的影響,也會受到在工作活動中建構與整合的知識的影響。
  • 對分類法的定義:
    • 分類法為一種符號製品(symbolic artifacts),記錄工作中的靜態語義結構,呈現語義以助於行為者進行決策活動。
  • 研究進行的機構與計劃:
    • 捕捉工作領域語義與工作中心設計的挑戰成為工作中心分類法研究的重點。
    • 這項基礎研究由「Riso國家實驗室-認知系統工程中心(Cognitive System Engineering Centre, Riso National Lab.)」所進行。
    • 目前專注於研究大型電影研究機構合作的實徵分析與評估研究。
    • 研究的目的是為了發展未來認知合作分析的研究方法,其成果將會對所有的分類法設計研究有所啟發,並協調與有助於共同參與者們的連結工作與工作領域的意義建構(sense-making)。

相關研究(s.3)

  • 與工作領域中分類法相關的研究
    • 資訊科學中,將分類法定義為:「排序與檢索一組織(如,圖書館、文獻室與私人公司等)所收藏保存的文件的工具」。
    • 在工作領域中,參與者可以製造共同倉儲(common repository)或共同資訊空間(common information space),且開發或應用分類法以排序、搜尋、或分享知識。
    • 此外,分類法也有助於參與者彼此連結工作與共同決策。
      • 工作的連結發生在參與者對工作任務,知識分享,計劃,與分析工作問題時進行溝通與協調。
      • 外顯的工作程序,或參與者決策模型,可能會存在於正式政策的文件中,或是存在一個共用的表徵中,如分類表。
      • 內隱的工作程序,或參與者決策模型,是透過既有的專業訓練,或是在工作中的訓練與協同合作中學習而來。
    • 由此來看,工作領域語義同時有靜態–透過現存文獻或表徵資訊,與動態–即時的不斷進行的溝通與工作中建構而來。
  • 設計分類法相關研究:
  • 不同工作領域中使用語彙的不同

認知工作分析(s.4)

  • 定義:
    • 認知工作分析(cognitive work analysis)是一種工作領域中語義的研究與分析方法。
    • 其架構組成包含了(1)分類(taxonomy)捕捉領域語義形成的情境,與(2)決策分析模型。
    • 其架構由對多樣的工作領域,如大規模的圖書館、研究文獻機構、醫院、協助研究的產品研發工程與製造單位,所進行的實地研究實徵分析而來。
  • 工作社會系統(social system of work):
    • 此架構視工作領域為一種工作的社會系統,將能形成設計資訊系統的基礎。
    • 此工作社會系統為一種極複雜的現象。包含了不同形式的受內部外部制約的社會互動。
      • 內部制約(internal constraints): 如: 參與者間任務分配的傳統與特權,與他們慣常的資訊流動方式。
      • 外部制約(external constraints): 針對社會經濟系統中的某特定企業或工作領域的作用;如教育機構或是製造企業所遭受來自外部的經濟或政治制約,會影響到內部的工作常規。
    • 不同形式的社會工作系統中的互動是高度獨立的,但不是不連續的實體。

* 工作領域分析的層次:

  • 工作場域的手段-目的觀點 (means-ends perspective of the territory of work)
  • 工作組織觀點 (work organization perspective)
  • 任務情境觀點 (task situation perspective)
  • 決策任務觀點 (decision task perspective)
  • 心智策略觀點 (mental strategy perspective)
  • 參與者知識觀點 (actors' knowledge perspective)

* 認知工作分析模式

{{ http://220.135.88.68/oddmuse/image/cognitive-work-analysis-onion.gif?400 |The different perspectives involved in cognitive work analysis (the Onion Model)}}

基於領域與決策任務分析設計分類法(s.5)

  • 定義工作中心設計(Work centered design):
    • Pejtersen, A. M.(1994; 1989; 1986)所開發出的一種分類法設計原則;
    • 即,在參與者間的傳播互動中浮現的資訊需求的反覆出現的屬性,會反映多面向語義領域結構,且此結構可用於建立分類法的設計過程。
  • 工作中心設計概念的起源:
    • 這種概念是經由對小說中介物(搜尋與索引)之共同任務情境的大規模實地研究而來
      • 研究中顯示資訊需求中特性(property)與面向(dimension)的公式化的反覆出現樣式。
      • 小說中介面向被轉化為有屬性結構的分類法,
      • 此分類法有助於在搜尋與索引中,從觀點協商到行為計劃,的決策過程。
  • 分類法的工作中心設計主要根據兩種觀點:手段-目的分析(means-ends analysis)與需求分析(needs analysis),
    • 分別對應到認知工作分析模式的第一層與第三四層:
    • 此兩階段分析可以同時執行,以建立對參與者的活動與需求規劃如何結合到現實工作領域的了解。
    • 通用的手段-目的模型(means-ends model)指導所有專注於協同任務情境的工作領域的手段-目的分析;(Rasmussen, J., 1986)
    • 參與者需求的分析透過:(1)對任務情境原型的決策程序的指認,與(2)知識層級面向與合作決策過程中的領域觀點。(Rasmussen, Pejtersen & Coodstein, 1994; Pejtersen & Albrechtsen, 2002)

工作的手段-目的分析與其概念階層架構 (s5.1)

  • 手段-目的分析處理所有的工作範圍,如:(1)(一方面處理)領域結構與參與者的工作策略;(2)(另一方面處理)參與者的資源、背景與偏好。
  • 手段-目的分析基於兩種分析原則:(1)工作領域的實徵分析,與(2)對應在手段-目的階層架構中已確定的領域實質。
  • 通用的手段-目的概念階層架構(fig. 2)
    • 此概念階層架構共有五級:
      • 目標與限制 (Goals and Constraints): 針對其環境中功能相關的工作領域目的。與領域的文化、政治、經濟系統相關。限制是由外部規範所強加的,如法令或規範也屬於此層次。
      • (資源分配的)優先性測量 (Priority measure): 描述領域中資源如何分配。針對如何透過組織結構與勞動與資源的區分,以管理領域中的活動與質材的分配。
      • 一般功能 (General Functions): 針對反覆出現的任務。與完成工作的有形資源或工具無關。
      • 程序與活動 (Processes and Activities): 針對有形程序,涉及建立與維護工作領域的一般功能所必須的工作活動。
      • 有形物理資源 (Physical resources): 領域中創造、使用、與維護的有形資源。有形資源也包含了領域中活動的參與者,如工作成員與使用者。
    • 手段-目的概念階層架構中的內容或實質之間的關係,並非固定不變的,亦非邏輯或因果地給定的。此間的關係由參與者對工作範圍的闡釋所給定的。

||手段-目的關係 ||呈現的特點 ||

目標與限制 (Goals and Constraints) 根據目標與限制來建立系統設計動機與其成果間的關係;即,在環境中目的與限制的結合。 /指稱環境屬性的類目詞彙/
(資源分配的)優先性測量 (Priority measure) 根據以下特性建立設計與運作系統背後意圖的優先性:流程拓樸、累積物質、能量、資訊、人、財務價值。 /非指稱系統或環境的概念詞彙類目/
一般功能 (General Functions) 根據一般功能來建立對協調無關其基本有形物理程序的「功能」的確定。 /關於反覆出現,類似的輸出輸入關係的類目/
程序與活動 (Processes and Activities) 根據 程序與活動 來建立對 有形物理工作活動與設備使用的控制:調整運作以符合規格或限制、預測回應以控制行動、設備維修。 /反映基本有形物理程序或設備的類目/
有形物理資源 (Physical resources) 根據 有形物理資源 來建立對 分類系統、識別碼與特定材料物件的指認,與其系統內導覽的設定。 /物體、其外觀與位置的類目詞彙/

決策程序分析 (s5.2)

  • 決策樣版(decision template)
    • 認知工作將決策樣版的使用視為一種啟發式的工具;透過這種工具,人們得以捕捉並分析合作決策過程。
    • 決策樣版由以下元件構成:
      • 我們處理的情境是什麼?其選項是什麼?其限制是什麼?
      • 這種分析的基礎能讓我們作出何種計劃?
      • 根據我們得到的結果,我們要或不要作的是什麼?
    • 根據 Pejtersen 對資訊搜尋中分析傳播互動的原則,Pejtersen與Albrechtsen認為在資訊需求的共同協商分析中的決策樣版,具有三種元件:
      • 分析處境: 當參與者注意到資訊需求的可能方向的機制活化時,即是對處境的分析的開始。這種分析包含了觀察、提問、問題確認、觀點交換、概念化、選項確認等步驟。
      • 評估選項: 現況的目標與限制的蘊含,須作進一步的評估。這種分析過程包含了預測、價值判斷、可能性再斟酌、與參與者對可能行動的優先性決策。
      • 計劃行動: 根據經由評估與可能方案選擇,到問題的確認,之後需要選定一個適宜的行動序列。這會以計劃程序與時程為中心,且涉及參與者決策與將會被執行決策行動的工作處境。(This revolves around the process of planning and scheduling and involves the decisions of actors and work situations that will be engaged in the execution of decided action.)
      • 這些元素並非一種線性的決策順序。決策的過程透過資訊需由的評估反覆運作。

語義結構的實徵分析 (s6)

  • 透過電影研究典藏機構的知識整合案例,說明認知工作分析如何分析工作領域中的語義結構。
  • 此跨文化電影研究典藏機構建立網路合作機制,以協助電影領域的知識的產出、評估與整合。研究案例對其結果進行實地研究與認知工作分析。
  • 於2000-2002間,在三個歐洲電影典藏機構進行實地研究。由一個領域分析團隊進行實地研究。此實地研究使用了參與觀察法、訪談、焦點團體與講習(workshop)。所有收集的資料都紀錄在錄音帶中,並轉為逐字稿。資料以認知工作分析架構進行分析。
  • 研究發現:
    • 合作是典藏機構研究與協調工作的核心。
    • 相鄰者會合作,不論是合作索引的團隊,或是工作人員與使用者間的固定模式互動。
    • 雖然典藏機構各自有不同的文化與傳統背景,他們仍有相同的目標– 為廣大領域的觀眾提供有使用可能性的藏品。
  • 典藏機構透過使用者使用登記資料,來了解使用者的使用可能性;
    • 在針對共同電影索引編製工作中運用主題分析的登記資料的研究中,研究者發現:根據(1)手段-目的模型與(2)決策過程分析所提供的建議,建立分類法–新的符號製品–以協助參與者在索引編製階段合作整合知識。
  • 以下段落介紹各種不同合作整合電影知識的案例,以展現如何應用認知工作分析發現工作領域中的語義結構。

手段-目的分析 (s6.1)

手段-目的層次 呈現的屬性
(1a)目標 保存與調節國內外電影文化財產;與協助國內外電影研究
(1b)限制 缺乏找出外部資料的完整登錄機制;開放時間的限制;資料庫中缺乏電影內容資訊;典藏採購的資金有限
優先性 滿足廣大且多樣的使用族群;研究;找尋資料與素材的效率;製作與傳播奧地利1930年代之前的文化紀錄片
功能 服務使用者;回顧整理;與外部機構或個人合作;透過學術討論會、研討會與出版紀錄國內研究
程序 與使用者面對面、以電話與e-mail溝通;與記者及電影發行商溝通;文章書寫;觀看並分析電影;協調工作人員處理使用者需求;登錄研究者與學生的計劃
資源與有形配置 工作人員辦公室與空間;使用者工作空間;閱覽室;典藏品;電影;照片;海報;錄影帶;使用者;合作機構;網際網路;e-mail;電話;傳真;研究與學生計劃的紙本檔案
  • 發現:
    • 根據手段-目的分析,顯示不論是工作人員與其專業網路,內部或外部的,都缺乏知識整合的資源。
    • 典藏資金缺乏也影響了內部常規工作。因為典藏機構並不被期望掌握完整的國內電影與相關資料,對於完整化典藏資料的優先性也較低;在功能層次,則反映在一個視參與者、工作人員與使用者同等重要的採購系統上。

典型合作處境 (s6.2)

  • 活動分析中的任務情境(task situation)
    • 在認知工作分析中,工作領域的手段-目的分析用在捕捉工作領域的結構。手段目的反映了工作活動進行的脈絡。而活動(Activity)可以透過對典型任務情境分析而確認。
    • 任務情境(task situation)指導解決工作場域中的特定問題。作為分析單位的任務情境包含了:參與者作什麼?如何作?誰參與了問題解決決策?與他們如何彼此協調行動?
  • 電影典藏機構的典型任務情境:
    • 描述一名在作女性研究的大學生,為了尋找關於研究主題(研究1940年代,奧地利女性的社會政治狀況的論文)的靈感與相關資料來到電影典藏機構。而工作人員如何處理使用者的資訊需求,與彼此的認知工作。

決策任務的反覆樣式 (s6.3)

  • 透過(s5.2)的決策程序分析,分析其決策任務的三個元件:
    • 分析處境: /決策程序/: 學生與工作人員彼此交換對研究計劃的觀點與概念。 /決策分析/: 口語溝通是主要交換觀點的媒體,以接合參與者的決策與評估情境。
    • 評估選項: /決策程序/: 學生觀看一些電影、閱讀典藏機構中的資料、與工作人員討論他的想法。學生與工作人員決定什麼面向與屬性對解決學生的資訊需求是最重要的;例如,原始資料如影片(片段、描述文字、完整影片)的可取得性,與關於導演其典範與價值觀的文獻資訊的可及性。 /決策分析/: 評估貫穿搜尋事件狀態,主要取決於觀看或閱讀的資料,並受限於機構開放的時間。
    • 計劃行動: /決策程序/: 工作人員建議先瀏覽館藏。行動的計劃工作受限於參與者協商時缺乏明確的搜尋準則的資訊。 /決策分析/: 行動的計劃工作主要取決於對館藏的瀏覽動作,但是需要參與者訂出明確的資料需求面向。這將可,例如,被視為資訊需求協商的溝通中最重要面向的:影片的主題與情節,及與創作者關連的特定社會文化典範。

對分類法的需要 (s6.4)

  • 經過這個案例情境中的認知工作分析,啟發了關於如何改善典藏機構的協同知識整合的可能性。
    • 手段-目的: 目標、限制與優先性,在fig.3(s6.1)中的第1,2層次,構成了學生獲得必須資料的可能性與限制。因為此典藏機構並不企圖完整收集國內所有的影片與相關資料,學生也就不可能在此典藏機構中找到所有的相關資料。因此,許多使用者需要典藏機構提供館際互借,以及與其他國家典藏機構進行網路連結。這是大量專業網路與工作人員繼續教育政策(優先性)的背景之一。因為典藏機構並不重視所有館藏資料的索引編製(功能, 第3層次),搜尋工作(程序, 第4層次)也無法單獨就館內資料庫與目錄而完成,但是大部分外部資料庫的搜尋行為,也是與有知識的工作人員互動,並將工作人員視為資訊資源之一。因為在典藏機構中並沒有一個分類法可以瀏覽館藏的主題並形成搜尋的準則,因此使用者與工作人員無法在溝通中指涉表徵館藏內容。
  • 提供語義: 顯然,以關鍵字進行資料的主題檢索(subject access)將會有助於改進資訊檢索中決策過程的協同知識整合。然而,當前典藏機構資料庫中的關鍵字與類型清單,並沒有辦法提供在資訊搜尋的合作任務情境中,情境分析程序觀點的交換與整合。現在,有一些電影領域使用的分類法。現存分類法的內容與架構,是根據學術或教育角度的電影研究所作的概念與類目。電影的文化潛質與情感經驗則很少在分類法中以適切的概念表現出來。
  • 語義多樣性: 案例中的協同知識整合是透過參與者間的對話與協商,而這涉及更高的目標、限制與優先性的手段-目的層次。這包含了典藏機構本身,與參與者自身的領域。例如,學生領域(電影研究的學術教育)的目標,與內在限制、課程規定會影響研究方法與研究典範。又如,fig.3中呈現的典藏機構分析中,一些工作人員的目標會與學生的目標相結合,但是其限制、優先性、功能、程序與資源會有所不同。不同領域參與者間的協同知識整合是一種觀點間的對抗、協商與翻譯,以解決問題完成工作。

邁向以進化語義結構為基礎的整體分類法設計 (s6.5)

  • 在此典藏機構中的共同資訊搜尋的案例中,參與者的知識反映在: (1)宏觀社會觀點的手段與目的, 與(2)合作活動的動力學 中。
  • 參與者決策任務的實徵分析,可以看作是在一個成功資訊檢索任務中所必須滿足的資訊系統性表徵。
  • 此(系統性表徵的資訊)語義結構,如下(fig.4):

||(1)- 電影提供了獨特 對性別角色的認識,與 其對傳統的解放。電影導演其外顯或內隱性的特定社會文化價值。查禁。 ||

(2)- 電影的情節;好人壞人;結局;情節的社會文化,包含地點時代的背景;電影的主題
(3)- 電影導演的敘述技巧,包含文本間的元素,如對其他電影、神話、文本或交互情節的隱喻
(4)- 大眾對電影的反應;影評;電影對國內外的影響;電影中主要角色的生涯,即,情節的具體化如何影響電影訊息
(5)- 電影的版本,即,完整的或是片段的;在學生時間與作業限制內,電影的可得性或電影相關資料的可及性
  • 透過對於學生資訊需求分析,所得到的協同語義架構,能啟發在合作索引編製與電影檢索的知識整合分類法的整體設計上的應用。
  • 案例中也發現在機構詳盡的命令系統結構中,已經能協助進行知識整合的共同工作;例如典藏機構關於研究與學生計劃的登錄冊。這種命令系統是分析資訊需求的反覆屬性的重要的外顯資料來源。這也暗示了工作中心的分類法設計中的初始資訊需求分析,必須考慮外顯與內隱結構以捕捉工作領域語義,以及語義被建構、詮釋與整合的方法。

從使用者需求語義結構的建構, 到整體設計 (s7)

  • 分類法的工作中心設計的認知工作分析的觀點:
    • 典藏機構使用者與工作人員在搜尋條件方面的交互創作,參與者工作領域語義結構的形構。
    • 參與者在轉換不同搜尋策略時概念化主題的協商中,其資訊需求的形構與再形構。
    • 參與者其工作語義領域的口語形構,此語義領域構成知識瀏覽與事務狀態協商的符號區域。此語義領域由反覆出現的決策程序分析所推知,並得以完成資訊需求的評估工作。

* 依據共同工作的實徵分析所作的工作領域分類法的設計困難,在於其語義架構是不斷演化的。

  • (研究者)認為工作的演化語義結構,可以由原型任務情境的認知工作分析所證實。此論點並非指實徵分析可以作為獨立的分析工作領域語義的方法。實徵分析的優勢在於能捕捉與形構在參與合作間演化的架構,而與其知識層次與其表達所知事物的能力無關。
  • Cleal et al (2004) 關於新手與專家無法溝通或討論,其間的語義架構不同。

* 運用認知工作分析所進行的工作中心分類法設計的步驟:

  • 以認知工作分析的架構,進行工作領域中知識整合的實徵研究。此實徵研究應與影響工作領域價值的高層次解釋研究同時進行。
  • 透過手段-目的概念階層架構,決策過程分析的模式,進行知識整合的原型任務情境分析,與知識整合的語義領域的確認。
  • 語義領域中已識別屬性分析,與分析結果的轉換為多面向分類模式。

terms

  • 工作 / 勞動 /(work): 是一種社會現象,且能由文化、經濟、與組織等多元宏觀社會脈絡所了解。勞動現象也能經由對勞工社會學或勞動參與者的了解或研究,直接了解人類經驗與工作領域中的活動。
  • 工作中心設計法 / 勞動為中心設計法 / (work centered design):
  • 分類法為一種符號製品(symbolic artifacts),記錄工作中的靜態語義結構,呈現語義以助於行為者進行決策活動。
  • 資訊科學中,將分類法定義為:「排序與檢索一組織(如,圖書館、文獻室與私人公司等)所收藏保存的文件的工具」
  • 合作情境(collaborative task situation)
  • 任務情境(task situation)
  • 進化語義結構(evolving semantic structure)
  • 分類法(classification scheme)

Meta