How a personal document s intended use or purpose affects its classification in an office / Kwasnik (1989)

Citation - Kwasnik, B. (1989). How a personal document's intended use or purpose affects its classification in an office. Proceedings of the 12th annual international ACM SIGIR conference on Research and development in information retrieval, 207-210.

Keyword -

  • About: This study describes how people organizing their documents in office.
  • findings: Identify several dimensions of personal decision making of classification.
  • Suggestions: Information system designing should consider the people-using contextual variables.

Dimensions

分析後訪談歸納35個概念類別,進一步整理出七種面向。這七種分類決策的面向是:

  1. Situation attributes
    • sources
    • use
    • circumstance
    • access
  2. Document attributes
    • author
    • topic
    • form
  3. Disposition
    • discard
    • keep
    • postpone
  4. Order/Scheme
    • group
    • separate
    • arrange
  5. Time
    • continuation
    • duration
    • currency
  6. Value
    • importance
    • interest
    • confidentiality
  7. Cognitive state
    • “don't know”
    • “want to remember”

結果

頻率

歸納出面向之後,透過此面向重新正規化研究對象的決策行為規則,並進行進一步的頻率計算,以瞭解哪些面向是最為使用者所運用的。 其中最常用的為情境屬性(situation attribute),達35%。在情境屬性中,「用途(Use)」是最常被提到的概念類別,整體上被提到的頻率僅次於「形式(form)」。「用途」不僅是常被提到作為分類依據,也是重要的定義分名稱依據。也就是說,在情境中,「用途」不是作為定義,就是作為共同定義的考量因素。

當文件的用途或目的被用作分類標準時,這種分類決策會被稱為「用途」。但是「用途」實際上很難從其他面向中區分出來,例如「主題(topic)」、「事件(circumstance)」、「形式(form)」等。

「使用」的類型

「使用」是分類的標準

Note

「使用」的定義可能太廣泛了。這反映了在各個概念面向的不均質性:這些概念面向是「名目」上被建構出來的,並非在各個面向間都有一致的可比性。因此,在統計上何者頻率較高,反映的可能並非是「使用」較其他因素更為重要,而是來自「使用」此一面向比其他面向原本就是一個較本質上的概念。

如果我們視「分類」是一種人類的決策行動,那麼在行動中必然包含有「目的」一項。如果目的(purpose)是譯碼為「用途」的一個指標的話,嚴格來說每一個分類行動都應該可以找出其「目的」,只是在研究過程中這個目的是不是很容易顯現,或很容易被研究者或分類者所認知。即便是完全依照「主題」與「形式」建構的分類,也是預設了某種用法與目的而建構而成的。

也許透過決策規則次序可以區分,探討各個面向間錯綜的關係是另一種可能。

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